〈有話職說〉向主管報告，3就是你的幸運數
2016-10-10
文／洪雪珍（yes123求職網／資深副總）
當你在說明一件事時，你的主管是不是常常皺著眉頭？你的老闆是不是常常打斷你的說話？你的同事是不是常常誤會你的意思？心裡真的很受傷，可是又不知道怎麼辦，那麼我告訴你一個口訣，那就是「說三不道四」，三是幸運數，四就是死路一條。
一次不要超過3個重點
首先，不論是給同事寄發Email、向主管口頭報告或上台做簡報，謹守「事不過三」的原則，可以讓報告清楚易懂且好記，達到溝通目的。
像我在收Email時，只要看到一大篇論述，裡面重點超過三項，就開始心煩氣躁，覺得陷入茫茫的資訊大海裡，壓力大到不行，害怕得想逃走，完全無法靜下來體會到對方的用心與認真。結果，這封Email常常被壓到最後才看，放久了還會忘掉。
如果你是寄Email的人，一定會深受委屈，熬夜加班，鉅細靡遺地做了周全的整理及充足的準備，本來還期待大受讚賞，讓事情推展得圓滿順利，沒想到竟然等來的是對方不想看或忘了看，讓人氣餒，心裡不免想著：
「以後，是不是就不必這麼認真努力了？反正主管也不在乎！」
這樣想，可是弄錯重點了喔！充足準備當然是正確的工作態度，不過它們不是癥結，問題是出在於一下子丟出太多訊息，對方即使想聽也聽不進去，就算聽了也記不全，溝通上就會打折扣。
最好的溝通，是一次講一件事以及一個重點，然後閉上嘴，傾聽對方的回應，再進行雙方互動，確認彼此的認知是否有達成共識。
如果事情龐雜，重點不只一個，那麼也不要超過三個重點，這是一般人在聽取訊息、理解訊息、記住訊息上的極限。不要挑戰這個身心負荷上的極限，否則只是給對方壓力、給自己挫折罷了。
一件事分成3段來說
另外，還有一個「三」原則也很重要，那就是在敘述架構上要走「三段式」的布局風格，將有助於提高溝通效果。
很多人在說話時，都將結論放在最後一段，前面講得拉里拉雜落落長，完全用在敘述事情的整個經過，搞得對方興致全失，一點都不想聽的時候，才講到結論，這就犯了架構錯誤的毛病。建議改成以下的說法順序：
第一段：說出主旨
也就是，先說明自己要說話的目的，比如：「我想借您五分鐘，談談下星期二拜訪客戶時要準備的事項。」
第二段：說出摘要
再來，說明自己對這件事的核心想法與建議，其實就是結論，比如：「拜訪客戶時，我建議這次不要搭乘高鐵，改成自己開車前往。」
第三段：說出理由
最後，看看對方有意思往下聽，那麼就可以解釋自己之所以提這個建議的原因，讓對方充分了解，比如：「我之所以這麼建議，理由有兩個，第一個是……」