猴子管理經營法則
2015-11-30
文／羅祕書
朋友剛升任主管職時，辦了一次慶祝榮升的聚餐後，就此消失在社交圈，忍不住下班後去朋友公司拜訪，發現朋友辦公室好似醫師診間，外面排了一堆屬下準備請示，許多人是好整以暇地聊天，而朋友在辦公室內忙於處理下屬們請示事務，每位下屬跑到他面前千篇一律地詢問：
「我的工作遇到了一些問題，請問該怎麼解決？」讓我不禁搖頭，彷彿看到朋友身上背著愈來愈多從下屬背上跳來的「猴子」，而自己的「猴子」卻疏於照顧。
讓員工撫養自己的「猴子」
小威廉．翁肯（William Oncken Jr.）與唐納德．華斯（Donald L. Wass）在1999年共同創作並發行的書籍《管理時間：誰背著猴子？》（Management Time：Who’s Got the Monkey？）中論述「責任」是一隻「猴子」。猴子管理法則的目的在於幫助經理人確定由適當人選在適當的時間，用正確的方法做正確的事。身為經理人要能夠讓員工去撫養自己的「猴子」，你也才有足夠的時間去做規劃、協調、創新等重要工作。每個下屬都有自己的猴子，如果都交由上司管理，顯然，管理者自己的時間將變得很不夠用。當然，這個法則只能運用在有生存價值的猴子身上，不該存活的猴子，就狠心把牠殺了吧！
主管不言之教 下屬學會判斷
我剛接機要祕書一職時，也是事事請示，但我的主管並不會每件事情都回應，等待主管指示的我，常常像熱鍋上的螞蟻焦急萬分，底下請示的同仁也會催促我再次向上請示主管，讓我承受極大的壓力。但是慢慢地，我體會到主管的用意：該下屬做決定的事，一定要讓下屬自己學著決定，學著為自己的決定負責。於是有些瑣事或急事，我都會當機立斷先處理，並將處理方式及後續情況回報給主管。若其他同仁有事要請示主管，我會請同仁先向我登記與主管面談的時間，並且最晚要在與主管面談前一天將相關資料提供給主管，包括各項方案的分析等，至於緊急的重大情事，也需請同仁先簡述問題與解決方案並分析可能的結果，如果主管不在公司，我則會以電話或簡訊方式將同仁提供的資料呈報主管並請示，讓自己與同仁先動腦筋、想辦法、做決定，以此訓練獨立思考的能力和勇於承擔責任的行事風格。如此一來，主管反而能立馬予以回應，而我也因此愈來愈能勝任祕書工作，也從主管的指示中學到對事務的判斷。
培養下屬自主能力 上司更輕鬆
下屬不思考問題、不習慣做決定，主要是倚賴上司或其他人「一個口令，一個動作」，不想做決定者，常常是潛意識裡不想承擔責任，這樣的下屬難堪大用；其次是上司習慣代替下屬做決定，或喜歡享受別人聽命於自己的成就感，這樣的上司及其所帶領的團隊則難以勝任複雜的任務。好的上司應該試著培養下屬分析問題、全面思考問題的能力，也會讓下屬發現自己其實也有解決複雜問題的能力，當下屬愈來愈有能力後，便愈能勝任重要的任務。讓下屬產生信心與成就感，不僅能激發他的行動力，管理者也因此不必照顧下屬的「猴子」，而能騰出更多的精力去照顧自己的「猴子」。