上班族基本功----接講電話學問大 攸關職場印象
文／鍾安淇
從接聽電話和留言訊息可以看出一個人做事是否細心、對事的敏銳性和是否可以掌握資訊，這是給上司、同事的最初印象，如果連電話留言都丟三落四，其它事情做得好嗎？
留言掌握5W1H 新鮮人秀出專業
當辦公室電話鈴聲響了，常常只見老鳥們個個裝忙，突然講電話、對著電腦螢幕一副煞有介事地振「筆」疾書，任電話響到翻天，老闆都快抓狂時，這正是職場新鮮人表現的大好機會！職場老鳥感謝你這菜鳥來當接線生，老闆則容易發現你的勇氣、主動和積極，多給你一些關愛的眼光！
接聽電話是職場新鮮人的第一課，只要掌握5W1H的原則，留言並不難。
who何人 XX公司的王總經理（很清楚知道是誰）
when何時 下午一點半、兩點打來（打兩通，表示重要）
where何地 他說他在國外（在國外還打來，確定有事）
what何事 有關上週出的貨好像有問題（可以立即調閱資料）
why理由 貨的品項和訂單有差異（先向相關部門瞭解情況，準備資料）
how如何 感覺有點急，電話號碼我放您桌上（感覺急，也留了王總經理國外的連絡電話，可以立即處理。）
這通留言肯定不會漏接訊息，還能讓老闆眼睛為之一亮，相較於避接電話的老鳥，新鮮人的你明顯勝出！如果資訊判斷上很緊急，這時可以主動協助聯絡老闆或同事，則是更積極的作法，如果你做的永遠比要求的多，想不獲得信任和青睞都很難！
轉了沒接是白搭 轉了不該接的是白目
接聽電話常遇到的另一個情況是「轉接」。
有些人接聽電話，掌握不到重點，也無法釐清問題，讓一通電話在好幾個部門裡旅行，遇到這種情況，讓人覺得這家公司的人專業有限，要不然就是部門間互踢皮球，很難產生好的印象。
只要對公司的服務項目、各部門職掌有清楚的認識，瞭解部門內每位同事負責的業務範疇，都有助於正確地轉接電話。而這些資訊可以透過公司簡介、網站、內部教育訓練得知，當然，前輩更是你請益的對象，不要害怕問問題，不懂裝懂容易弄巧成拙！
轉接電話時最要不得的情況就是─轉接後立刻掛斷電話，你根本不確定轉接是否成功。有些人雖然等到接通了，卻一聽到對方說「喂」就掛電話，接聽者只聽到「喀！」的一聲，也不知道從哪轉來的，心中肯定不舒服。也許接聽者手邊在忙、會客中、想晚點回電，或根本不想接這通電話，你莽莽撞撞的轉接給他豈不白目？而這些情況是可以避免的。
轉接時先問清楚來電者的公司或姓氏，如果沒人接聽，則請對方留言。若轉接成功時可說：「陳副總，電話線上是XX公司的王小姐找您，幫您轉接過來好嗎？」轉接與否都聽陳副總指示，如此可確認電話成功轉接，也不會讓接聽者覺得不悅。
職場基本功練紮實 為專業形象加分
接聽電話是上班族最基本的課題，雖然見不到面，但電話裡、外可以嗅到許多資訊，熱線中也很容易漏餡，態度和專業都會表露無遺，讓人知道你幾斤幾兩重！
當下次當辦公室電話響起時，請把電話接起來，從接聽、轉接、留言的基本功練起，實地操練操練吧！