〈職場一點靈〉E-mail五大地雷 你不要踩！
2015-06-15
文／布陀螺
在21世紀，e-mail已經成為上班族必備的網路工具。不過，可別低估e-mail的影響力，如果忽視任何一個細節，它恐怕就會成為承載個人缺點的超級傳單，留存在公司眾多同事的電腦裡。當按下「傳送」鍵前，不妨好好留意這封白底黑字的電子郵件，呈現的樣貌是否合宜適當。如果能審慎處理e-mail，就可以讓它變成靈活的溝通法寶，幫助自己在職場上順利闖通關。
〈地雷一〉充斥網路用語
公司裡使用e-mail，目的通常是聯絡事項，互動的對象，大多屬於公務範圍，像是廠商或政商人士，在用語上應該謹慎得體，像是「請」、「您」等較具禮貌性的詞彙，而不要使用和朋友聊天的網路語言，如「安安」、「鄉民」，這樣會顯得自己不夠莊重。簡單來看，e-mail就是自己的門面，重視使用的文字，就代表自己對於工作的嚴謹態度。
〈地雷二〉內容冗長無重點
在步調急速的職場環境裡，大部分人能讀e-mail的時間有限，如果篇幅太長，變成《魔戒》風格的史詩級鉅作，收件者必定沒有耐心，會直接按刪除鍵。寫e-mail時，內容務必精簡，在幾句話之內，就能清楚表達重點，總字數控制在一百字以內，如果字數超過一百，有好幾個事項要表示，不妨分段，維持版面的清爽和可閱讀性，讓對方能一目了然。
〈地雷三〉信件暗藏病毒
E-mail是傳播電腦病毒的媒介之一，像是熱門的影音檔案，經過無數人轉寄後，可能會造成人人當機、無法使用電腦的慘狀，關鍵就是這些附加檔案暗藏病毒，開啟後便惹毒上身。為了本身和他人的使用安全，在發e-mail前，不妨先用掃毒軟體掃描，確定無毒才傳送，以免自己分享不成，卻倒楣地當了網路環境癱瘓的帶原者。
〈地雷四〉洩露他人e-mail
如果轉寄或寄送的對象超過兩位以上，就要注意是否會洩露他人的e-mail資訊，像是寄公司週年慶晚會流程給A、B廠商，很可能就會變成A和B互相知曉對方的e-mail，但這不見得是A或B所樂見的。最簡單的做法，就是使用「密件副本」的功能，如此一來，e-mail的信件收件者處，會出現「undisclosed-recipients」，也就是收件者並無法得知其他收件者的e-mail，這樣就能達到保護通訊資料的效果。
〈地雷五〉錯、漏字太多
中文打字已是現代上班族必備的技能，不過，因為中文輸入法選字的關係，很可能會打成同音異字，像是「教授惠鑒」變成了「叫獸會賤」，如果沒有重新檢查文稿，為了趕時間而寄出，很可能會惹惱對方。無論有多麼忙碌，務必要校對e-mail，確定沒有錯字才發送。此外，寄e-mail不妨先保持離線，給自己再一次的檢查機會，這樣也可確保不會發錯對象，造成不必要的誤會。
〈小提醒〉記得保留存檔
無論是使用哪一種網路介面，發送e-mail後，通常會留下備份，這些備份最好能保留，而不要為了節省e-mail的容量空間而刪除。這些備份的e-mail，往後都可以做為追蹤進度的參考，像是確認哪一天曾發詢問貨款的e-mail給廠商。不過，由於電腦也可能因中毒，而需要重灌系統軟體，導致e-mail備份流失，在發送e-mail後，不妨再存檔於其他配備，如隨身碟、外接式硬碟等，做為防範。