【經濟日報╱編譯余曉惠】

圖／經濟日報
是否常覺得每天忙得焦頭爛額？每當忙碌的一天結束，在加州擔任高中部主任的索提諾，總是想不起來自己完成什麼工作，「我覺得自己大部分時間在滅火，沒有時間從事更多策略性和前瞻性的工作，為學校帶來更大的變化」。
索提諾決定到史丹佛大學參加研習營，學習如何簡化工作流程，不再浪費時間。
她學到如何更有效規劃時間、把分散注意力的事務減到最少；她還要求自己有條不紊完成工作，絕不拖延，同時定期清理電子信箱和辦公區。
想提高效率並不容易。在全球化下，競爭日益激烈、技術進步快得令人窒息，讓員工很難一面應付不斷增加的工作量，一面維持生活與工作的平衡。
幸好，專家說，稍微調整員工對工作的看法，可以大大提升工作效率。
一次只專注一項工作
先從決定重要工作下手，然後想辦法在一天裡擠出幾段不受打擾的工作時間。史丹佛大學2009 年的研究指出，同時進行好幾件工作的效率，比不上專心在一件工作上。許多自詡能同時完成多項工作的人，往往無法過濾掉不相干的資訊，結果是拖累工作表現。
篩選與回覆重要的電子郵件或訊息
安排特定時間檢查電子郵件和簡訊，不要一收到馬上讀。員工可以更改信箱設定，把老闆等重要發件人的來信標示為重要信件。試著從容回覆訊息。許多現代人習慣發出電子郵件或簡訊後立即得到回應，但這不僅不切實際，還往往事倍功半。
每個工作場所都有最偏好的溝通方式，卻不一定最有效率。改變會阻礙同事溝通的工具，如果不能用一封電子郵件溝通，不妨直接打電話、傳訊息或乾脆當面談。
決定優先工作事項
試著了解同事的工作內容，和他們的動機，這可能是許多辦公室衝突的起因。更重要的是了解頂頭上司做決定的動機。很多人會追隨同事的主流觀點看待老闆，但往往不正確。多了解老闆一些，往往能更容易「推銷」有利於部門或公司改變的措施。
和老闆一起決定優先處理哪些重要工作，刪去沒效率的工作。身為員工的你可能覺得這麼做很冒險，但積極一點會讓老闆留下深刻印象。
與同事合作可簡化工作流程
展開新工作之前要搞清楚指令，同時爭取上司和同事的關注。
如果覺得自己一個人無法處理某些事，不必硬著頭皮去做或為此焦慮難安。可以召集同事一起討論，讓同事變成支持團體。與同事合作有助於簡化工作流程。