高效率的時間管理術 撰文/莊芳、孫蓉萍
時間就是金錢。
聽起來是老生常談，但每天都被工作追得團團轉的人，真的很好奇：每個人一樣都是一天24小時，為什麼有些人就是能完成這麼多事，而且做得有聲有色？
《今周刊》採訪了五位善於管理時間的成功人士，他們都有不同的管理哲學，各有巧妙不同。時間管理沒有標準答案。為了每天不再精神不濟又有做不完的事，不妨參考他們的作法，從新的一年開始，嘗試摸索出專屬於自己的一套方法，提高工作效率。你的時間依舊是24小時，但是人生卻充實許多。
採訪時間一到，只見美商怡佳執行董事總經理陸瑜民踩著三吋高跟鞋，身段輕盈地像踩著節奏一般迎面走來。優雅的外表與肢體動作，似乎不太適合用「女強人」三個字來形容她，但她卻是在台灣一手掌握九大美妝品牌、擁有一千名員工，更在去年創下五十億元業績的外商企業負責人。
晨間運動保持最佳狀態
在凡事講求「美」的時尚產業裡，維持姣好的身形與外貌，幾乎就像是堅守「工作職責」一樣重要。陸瑜民自然也不例外，在二十五年的職業生涯裡，不間斷地運動成為她維持身材穠纖合度的妙方。每天清晨六時起床，用完早餐、送女兒出門上學之後，就是她極為重視的晨間運動時間。
無論寒流侵襲，還是颳風下雨的天氣，每到七點陸瑜民就會換上運動服裝、戴上耳機，沿著住家附近路線，開始一小時的快走運動。她說，早晨是她一日之中最喜愛的時刻，就連偶爾偷懶一下都捨不得！所以即使下著雨，也要撐著傘進行走路運動，享受難得的獨處時光；到了周末假日，她更是要「放肆」地走上二小時才甘心。
對於忙碌的上班族，特別又是身負重擔的高階經理人來說，能夠長年維持同一時間的生活習慣，簡直是一大奢侈。陸瑜民同時身兼母親、主管與員工等各種角色，還想有條不紊地享受生活，只有善加規畫個人與「時間」的關係，再簡單點說，要能主動地掌控時間。
「坦白說，我的行程安排看起來，恐怕只能用『很無聊』來形容！」但陸瑜民口中說的無聊，其實根本就是排得毫無空隙、超過二個星期的時程表。許多大型會議與重要活動的日期，甚至還以「一季」為單位，早在翻過好幾頁的行事曆之後畫上記號。
提前計畫才有多餘時間應變
雖然行程滿到幾乎沒有喘息空間，但是仔細一看卻有好似無聊、但又頗為重要的規律性：起床、工作、運動、就寢，每天都在固定時間、做固定的事；在同一時段認真工作，也在同一時段盡情享樂。
「現在的社會，有誰不忙呢？所以一定要懂得取捨，該努力就努力，該放鬆就放鬆。」陸瑜民的時間管理觀念，就是要完全主導生活的步調，既不會因忙碌而失去生活的品質，也不會成為被時間掌控的奴隸。
提前控管時間、安排計畫，還可提高為自己「加分」的機會。從北一女中到政大新聞系，都可說是父母、老師眼裡的高材生，陸瑜民從小就很重視時間管理。「在讀書時，我永遠是放第一本作業在老師桌上的學生。」不僅如此，每次準備考試，陸瑜民也很少臨時「抱佛腳」，總在考試四、五天前就將考題完整複習一遍，幾乎成了同學之中的異類。
現在，她則要求自己與同仁，在公司個別的專案截止日期前十天，就要完成所有的企畫內容。若是遇上大型活動，更要在一個月前做好準備、開始進行預演。「對我來說，完成一件事不過只有七十分，預留時間才能向上加分。」
另外，她認為時間安排絕對必須有優先順序。「每天的工作一定無法全部做完，」但只要上班前先看過一遍行程，特別是針對長期的企畫案，「立刻就會知道哪些事情當天必須收尾。」接著，就要鎖定這些重點事項進行處理。「與其做了五十件事都看不出成果，不如把五件事做到令人刮目相看。」
對於大大小小的內外會議行程，或是各種活動邀約，陸瑜民也是盡量能少就少，精簡為要。除非真有必要，否則除了固定周會、月會以及主管會議，陸瑜民認為，「並不需要綁住彼此時間，而要試著放手、相信員工。」
在績效導向的外商企業文化之下，她也採用十足的美式作風，充分授權給各部門主管。這麼一來，也給自己更多時間與空間，執行更為重要的決策。
陸瑜民強調，做好時間管理有個要點，那就是要「充分了解自己」。尤其是身為專業經理人，又要具有很高的抗壓性。像她正是時間掌控得當，幾乎從來沒有失眠問題，只要累積睡足五個小時就能再度展開新的一天。「找到適合自己的生活節奏，就能享有舒適自在的身心！」