〈職場一點靈〉名片也能這樣管理
文／凡客
在現代社會裡，名片是不可或缺的配備，小小的一張硬紙，載明了上班族的姓名、職位、聯絡方式，它可以用來表明你在職場的位置，也可以當成開發人脈、財富的工具。如果你懂得簡單的名片管理技巧，就可以妥善地運用每張你所收到的名片，讓其發揮出最大的價值。
〈Step 1〉開發話題 尋找交集
和對方交換名片時，可用溫和的語氣，覆誦對方的職稱與姓氏，像是「○○人壽保險張副理」，然後說：「很高興認識您！」這樣做一方面可表示禮貌，另一方面，也有助於你迅速記住對方。接下來，你可從對方的職業或公司，尋找有交集的話題，像是討論政府剛推出的儲蓄保險政策、他們公司獲選為全國百大企業，或是向對方請益，他是如何開發陌生客戶等，這些資訊，很可能對你有所幫助。在名片交換的當下，如果你能不斷開發話題，找到更多交集點，就能讓你多熟識一位職場上的朋友。
〈Step 2〉註記時間 分類處理
收到名片後，如果你只是放在抽屜裡，沒有特別整理，過了一段時間，你就會發現，抽屜內全都堆滿了名片，不知該如何處理。面對這種情況，你不妨準備一本活頁名片本，先在名片上註記何時收到，以及對方的簡單資歷，再依類別存放，這些類別可按照產業來區分，往後你需要相關的業界人力，名片本就是很好的幫手。如果你覺得，用紙本保存很麻煩，不妨多加使用名片管理軟體，將名片掃描後存檔，或是你自己鍵入電子檔資料，在各欄位輸入重點資訊，這就會變成你專屬的名片資料庫，在很多時機，都可以派上用場。
〈Step 3〉保持聯絡 累積交情
大多數人交換名片，純粹只是禮貌性，雙方往後可能不會再聯繫，時間久了，你可能連對方的模樣都不記得，對方也是如此，如此一來，名片就容易成為廢紙。或者，你也可以採取積極的心態，和對方保持一定頻率的聯絡，在交換名片後，過幾天就打電話或e-mail給對方，分享你和對方第一次見面所談的話題，像是介紹某家值得辦尾牙的餐廳，如此一來，可讓對方記得你，也能累積交情。此外，在聖誕節、春節這些節目，或是對方的生日，也不妨發送電子賀卡，表達你的關心，對方自然也會重視你，這就是一回生、二回熟的道理。
〈Step 4〉了解近況 更新資訊
在職場裡，幾乎沒有人能永遠待在同一個職位上，換句話說，你所蒐集的名片，上面的資訊，過一段時間後，就會有所變化，像是對方轉職到規模更大的公司、在別的領域重新開始、或是剛結婚準備要當爸爸。對你而言，維持名片資料庫的新鮮度，是絕對必要的，當你和對方聯絡時，不妨了解一下他們的近況，如果有變化，就立刻更新，像是向他們索取最新的名片，或是在你的電子檔案裡修改，標註他們的最新資訊。很多生涯上的契機，往往就隱藏在這些被別人所忽視的細節裡。