最近「存證信函」四個字出現瀕繁，這常是某人要控告他人，對他人要求賠償，才會出現的詞，究竟是什麼呢？世紀律師事務所尤英夫律師，以及恩典律師事務所律師蘇家宏分別提出解釋，存證信函是一個正式的信件，可以由郵局證明，收件人收到的信跟寄件人寄出的內容相同，寄出人已盡到告知義務。
在法律上存證信函，只是代表寄件人有告知收件人的一個證據，蘇家宏說，即使未依照存證信函所寫的去作，也不會違法，如果雙方真的要對簿公堂，法官也不會一昧相信存證信函所寫的內容，還是一樣要舉出相關實證。他說，如果真的收到存證信函，不用太擔心，說不定對方只是單純要感謝你呢。
尤英夫也說，如果對方真的要採取法律行動，用口頭告知或者存證信函都是一樣，所以收到存證信函也不用太驚慌，如果信中所寫不是事實，法院也不會因為存證信函而採信。
蘇家宏說，存證信函最大的功用，就是作為一個正式的信件，讓郵局作證明，確實寄出這份信函，不用怕收件者否認沒有寄到或是寄錯內容，其內容可以是普通的感謝狀，也可以當作寄送支票或是郵票的證據。
那要怎麼寫存證信函呢？首先要取得存證信函固定格式的信紙，不管是去郵局購買或是自行下載都可以，依照規定寫完之後，自己要留存一份，再給郵局一份，收件人每人一份，經由郵局雙掛號寄出，就完成了存證信函的步驟。
但是存證信函在法律上有什麼作用？蘇家宏舉例，如果被欠錢不還，債權人可以寄存證信函告知債務人還款期限，如果債務人已確認收到，在法律上就會產生催告效果。其它也可以證明撫育能力及責任，或是有關契約的違約責任等，都可以透過存證信函當作證據，表示確實有達到告知的義務。
跟存證信函相同功用的還有律師函，律師函是委託律師出面撰寫的信函，格式跟存證信函不同，但是都有證明告知的用途。如果收到存證信函，首先要詳讀內容，如果有牽涉到法律問題，也可以請教律師，討論如何因應或回覆，不要自行以存證信函回覆。