規畫執行程序，搭建行動階梯，把事情一次做對！
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事情做到一半才發現有所疏漏，以致影響工作進度；有很多方法可以將工作做好，卻不懂得活用；非得等到工作期限將屆、火燒屁股了，才開始動手；臨時狀況導致原訂計畫大亂，只得手忙腳亂地重新安排全部事務……
明明一開始也有心要將事情做好，為何最後老落得力不從心、草草以終呢？
不是工作太難，而是做法太粗糙
面對工作做不好的窘境，有些人或許會歸咎於自己才華不夠或能力不足，但日本知名教育學者與效率專家齋藤孝認為，這只是一種推諉的逃避心態。他在《規劃力》書中以「讀書和考試」為例說明，考試考不好時，一般人多半會以「這個科目我不拿手」當藉口，但其實問題主要出在於「溫書規畫不理想」或「考試時間分配不當」。
日本工作技巧訓練專家神澤順在《大工作術》書中也指出，人們在工作上之所以會手忙腳亂或漏洞百出，根本原因通常不是工作本身太過困難，而是實踐步驟太過粗糙─亦即，事前沒有以通盤觀點進行思考及規畫，凡事只憑臨機應變，致使「早知道先做XX就好了」的憾恨層出不窮。
因此，唯有坦承「規畫不夠周全，才讓事情進展不如預期」，才能正視問題的根源，找出解決之道。
規畫：預先安排工作流程
所謂「規畫」，日本管理大師大前研一在《研磨工作力》書中界定如下：「預先思考整體計畫，安排好工作執行的程序，創造一個讓所有人都不會白費力氣，而且高效率的工作情況。」
齋藤孝則指出，日本有句話說「規畫占工作的八成」，意思是工作的成敗有八成取決於規畫的完善與否。
事前規畫做得好，就像預先安排好旅遊動線及交通工具，由於已經全盤掌握工作的每一個環節，所以接下來只需逐一完成各作業細項即可；反之，如果走一步算一步，去到一個景點之後，才開始翻旅遊書、訂車票，很容易就會出現流程銜接不順，甚至是出錯或做白工的情況。
拆解：搭建達成目標的行動階梯
從上述可知，規畫可說是把工作做好的第一步，因為每一項任務或計畫，都會被賦予最終的目標及成果，所以勝負優劣的決戰點，就在於如何找出一條最省力、最高效率的路徑，在過程中踩著從容的步調，從「現狀」通往「目標」。
關於工作執行順序的安排，齋藤孝做了一個很傳神的比喻：工作規畫就如同在「現狀」與「目標」這兩點之間，建立起一道「階梯」，透過拆解工作流程，帶領人們一步一步走向終點。用階梯做比喻，象徵著工作規畫的三大意義：
一是唯有每一階與每一階確實銜接，才構成階梯。因此，沿著階梯前進時，沿途中若有任何一階踩空了，便可以立即察覺執行步驟的設計有所疏漏，還能明確掌握錯誤的位置與範圍，及時進行修正，讓工作執行不至於中斷。
二是階梯的每一階，都必定是雙腳可以跨上的高度與距離。這意味著，若想要實現目標，除了要切割工作流程，釐清各個階段應該完成哪些作業外，還必須確保每一個細分的作業項目，都是可以被確實完成的大小與份量。如此，工作者才能對整體工作進行的狀況進行管理，並輕易掌握進度。
三是階梯能讓距離遠近變得明確，每當躍過一階，都可以測量自己距離目標又近了一步。這種可以具體感受到的「進展」，將可為工作者帶來成就感及更大的幹勁：只要再往前一步、再往前一步⋯⋯就快要抵達終點了。
7步驟完成工作規畫，晉升工作達人
針對如何將整體工作拆解成明確可執行的細部作業，在彙整二十餘本相關主題的書籍之後發現，不同作者對於流程的劃分與切割或許見解不同，但大抵都會涵蓋以下3個概念：對目標方針的確認、對執行作業的細分，以及對時間的安排與掌控。
畢竟，過程安排得再縝密、時間掐得再怎麼緊，方向錯了也是徒勞無功；不標再怎麼遠大、執行得多麼漂亮，時程延遲了也是枉然。
以此為基礎，一項工作的規畫大致可拆解為7個步驟：1.制定明確目標→2.拆解作業流程→3.理出優先順序→4.委派分配任務→5.精準掌握時程→6.找出風險因子→7.總結檢討改善。
這7道步驟構成了一個工作管理與改善的循環，唯有完整走完整個流程，並將每一次經驗做為下一次改善的起點，才能讓工作規畫愈來愈精進，晉升做事思緒明晰、從容自信的工作達人。
（本文出自《經理人月刊》2011年7月號。整理‧撰文 / 謝明彧，編輯 / 齊立文）
《經理人充電周報》2011/06/28