Work From Home不用愁！善用5個Google工具提升你遠距辦公效率

2020-04-09




(文：費司特、圖：pixabay、google)
近來武漢肺炎肆虐，許多企業紛紛採取分流在家工作（Work From Home），降低傳染機率，但在家工作除了容易分心，工作環境與設備也不如辦公室來得完善，員工該如何保持穩定有效的工作效率，也成了各企業的一大挑戰，所幸谷歌大神早已幫我們準備好 Work From Home 的最佳對策，其實只要善用以下這五個 Google 工具在家工作也能有高產能！
1.「Google Hangouts Meet」遠距會議必備

即便遠距辦公仍要與同事討論公事，這時遠距會議軟體就相當重要，然而對於企業來說，會需要即時的多人會議，甚至須搭配到PPT簡報，光用LINE、Skype功能上可能仍嫌不足，幸好日前 Google 官方宣布，至 2020/7/1 日前，全世界 G Suite 及 G Suite for Education 使用者，能夠免費使用「Hangouts Meet」進階功能，也就是說最高支援 250 人同時線上會議、直播影片最高能接受 10 萬人同時觀看，方便企業透過網上舉行全體員工大會。

Hangouts Meet 使用方式也非常簡單，只要設定會議，再把會議連結分享給邀請對象，無須擔心團隊成員或客戶有否合適的帳戶或外掛程式，一按就能參加多人視像通話，而且 Android 及 iOS 裝置均可下載使用，是在家工作不可或缺的好幫手！
2.「Google 文件」線上共同協作零時差

在家工作難與團隊做出即時溝通，是遠距工作的共同疑慮，但其實只要善用「Google 文件」即可讓團隊成員同時雲端共同協作，成員可以在 Google 文件、試算表、簡報和表單上同步編輯，系統也會自動儲存所有變更，免去來來回回的文件修改流程，加上你可以隨時新增註解，還可以在該文件內與團員一邊編輯，一邊即時對話，省卻打開多個聊天室的煩惱，讓你在家與團隊的溝通就像面對面，大幅提昇團隊合作的工作效率。
3.「語音輸入功能」打字動口免動手

有時線上會議由於資訊量眾多，打字記錄有時難免會跟不上，這時候你可以善用 Google 文件內建的「語音輸入」功能，透過語音輸入的方式，幫助你輸入文字甚至是語音會議記錄，對於打字苦手的朋友可說是一大福音，不過語音輸入功能目前僅支援 Google 自家的 Chrome 瀏覽器使用，只要在 Google 文件或簡報中開啟文件，然後按一下<工具>>><語音輸入>，系統便會顯示麥克風符號，先開啟繁體中文選項，在開始說話前點選麥克風便會進行自動聽寫，相當直覺便利，讓你在家工作動口就好免動手。
4.「Google Tasks」在所有裝置上同步處理待辦事項

在家工作最大的挑戰，就在於自制力與專注度，想有效地完成工作待辦事項，不妨可利用「Google Tasks」製作簡潔的工作清單，提醒自己需要處理的大小事項，Google Tasks 可以在所有裝置上同步處理待辦事項，以便隨時隨地管理、擷取及編輯工作，此外，Google Tasks 還可與 Gmail 和 Google 日曆整合，為每一項工作設定交期，並接收交期提醒通知，確保工作按時完成，對於提昇在家工作的效率，相當有幫助。
5.「PhotoScan」把你的手機變成文件掃瞄器

在家工作偶爾會遇到影印或傳真的工作需求，但畢竟家中不像辦公室方便有大型影印傳真設備，這時候要掃描文件該怎麼辦呢？沒問題！只要透過 Google 的掃描器免費程式「PhotoScan」，即可輕鬆幫你把辦公文件掃描成為圖檔，PhotoScan 備有 AI 圖像處理技術，除了可以透過手機將老照片快速轉存成數位照片之外，更可自動偵測掃描文件的邊緣，為你準確校正、裁剪和自動旋轉圖像，還會聰明地調節圖像的光暗和加強清晰度，讓你就算在家裡也可輕鬆分享高質素的掃描圖像，是不是超方便呢？


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